Trong quá trình làm việc bạn có bao giờ gửi email đến khách hàng hoặc ai đó trong tổ chức của mình mà không biết là email của mình đã đến với người người được nhận chưa. Tính năng Auto Reply rất hữu ích cho việc này nó sẽ phản hồi lại email sau khi đã nhận được email gửi đến nhằm thông báo cho người gửi là email đã đến được với người nhận.
Hay một ngày đẹp trời nào đó, bạn muốn đi du lịch mà không bị ai làm phiên, nhưng khách hàng không biết và gửi email đến bạn. Bạn không muốn khách hàng bạn phải chờ đợi thì đây là tính năng hữu ích để sử dụng gửi email thông báo mình đang trong kỳ nghỉ phép và ai sẽ là người tiếp nhận trong khi mình không có ở công ty.
Trên đây là 2 ví dụ thường xuyên đi làm mà các bạn gặp phải. Mình sẽ hướng dẫn bạn sử dụng tính năng này trên Outlook web, Gmail web.
- Outlook web
Chúng ta đăng nhập vào webmail outlook > chọn setting > chọn Automatic replies > chọn Automatic replies on để bật tính năng này lên. Ở đây chúng ta chú ý các chức năng sau:
- Ngày bắt đầu và ngày kết thúc để gửi mail trả lời tự động
- Send automatic replies inside your organization (chỉ gửi mail trả lời tự động khi người gửi mail trong tổ chức).
- Send automatic replies outside your organization (chỉ gửi mail trả lời tự động khi người gửi mail bên ngoài tổ chức).
Ở ví dụ này ta sẽ làm thiết lập nội dung trả lời ở cả 2 trường hợp này. “Tôi đã nhận được thư của bạn, tôi sẽ đọc nó sớm và phản hồi lại cho bạn sau. Cám ơn ”
Link video hướng dẫn:
- Gmail web
Vào webmail của Gmail > chọn setting > chọn see all setting> chọn tab general > kéo xuống dưới cùng > mục Vacation responder > bật Vacation responder on để sử dụng. Ở Gmail hơi khác chút
- Ngày bắt đầu và ngày kết thúc để gửi mail trả lời tự động.
- Có thêm tiêu đề để gửi mail.
Link video hướng dẫn:
Nguồn: sưu tập internet và tự thực hiện
