Trong năm 2023, tình hình kinh tế suy thoái ảnh hưởng ít nhiều đến các công ty, trong đó cũng có công ty của mình, việc cắt giảm các chi phí không cần thiết từ nhân sự đến phần mềm đang sử dụng cũng không loại trừ.

Một ngày đẹp trời Sếp yêu cầu tìm phần mềm nào free mà để quản lý máy chấm công và tính công cho nhân viên với tiêu chí:

Không bỏ tiền mua (free).
Lấy dữ liệu công của nhân viên.
Báo biểu công hàng tháng mà xuất ra được excel.
Hỗ trợ tính lương.

Do công ty mình đang sử dụng thiết bị của ZKteco cũng đã cũ và không còn key nữa nên việc sử dụng MitaPro là không khả thi vì lấy key là tốn tiền, nên mình chọn phần mềm ZKBio Time.Net. Đơn giản vì phần mềm nó có hỗ trợ phần tính lương sau này nữa giúp bạn tính toán nhanh chóng hơn.

Danh mục bài hướng dẫn ZKBioTime.Net

Phần mềm ZkBioTime.net là phần mềm quản lý chấm công miễn phí dưới 20 thiết bị của ZKTeco với một số tính năng cơ bản như sau:

A. Cài đặt phần mềm ZKBioTime.net

Quản lý thiết bị máy chấm công.
Quản lý nhân sự.
Chấm công nhân viên.
Tính lương.
Phân quyền người dùng

Để sử dụng phần mềm ZKBioTime.net gồm có 2 phần:

Phần mềm ZkTime.
Phần lưu trữ dữ liệu.

Phần mềm ZKBioTime.net trong hướng dẫn này đang sử dụng cho windows 10, 11. Đối với phần mềm chấm công việc lưu trữ và ghi nhận dữ liệu là quan trọng và rất nhiều nên ZKBioTime hỗ trợ các kết nối với cơ sở dữ liệu như sau:

SQLite (Database tự tạo khi cài đặt mới chương trình).
My SQL server.
MySQL.

Tuỳ thuộc vào quy mô và có người am hiểu mà chúng ta chọn các cơ sở dữ liệu lớn để quản lý tập trung. Ngoài ra cũng giúp phân quyền trên phần mềm cho nhiều máy tính cùng sử dụng giúp nâng cao hiệu quả sử dụng phần mềm.

A.1 Phần mềm ZKBiotime.net

Cài đặt phần mềm Zkbiotime.net khá dễ dàng, chỉ cần bấm cài và các bạn để các thiết lập mặc định và nhấn Next cho đến khi nào Finish là xong phần cài đặt.

Link tải phần mềm tại đây.

Lưu ý:

Phải đăng ký SDK của chương trình rồi mở phần mềm mới không bị lỗi. Nếu không đăng ký được bạn chỉ cần copy các DLL từ folder SDK vừa cài đặt phần mềm vào C:\ Windows\system32 hoặc C:\Windows\sysWOW64.

Nếu bạn sử dụng database trên một máy thì khi mở phần mềm nó sẽ khởi tạo cho bạn và lưu trữ trên máy của bạn. Con nếu muốn dùng database chuyên dụng thì xem hướng dẫn ở dưới nhé.

A.2 Cài đặt Microsoft SQL server

Nếu dữ liệu bạn không quá lớn và muốn miễn phí thì nên dùng bản Microsoft SQL Server Express phiên bản 2012, hoặc cao hơn cũng được.

Link tải Microsoft SQL Express
Link hướng dẫn cài Microsoft SQL Express.

Sau khi cài xong bạn chỉ cần vào phần mềm ZKBiotime.net > Hệ thống > CSDL > Chọn Đổi CSDL >

Điền các thông tin cần thiết để phần mềm kết nối tới Microsoft SQL, sau đó bấm kết nối thử nếu trả về thành công thì bạn đã sử dụng ZkTime với database Microsoft SQL..

B. Cấu hình và thiết lập cơ bản (Danh cho kỹ thuật IT)

B.1 Thêm thiết bị

B.1.1 Quản lý thiết bị

Nơi đây lưu trữ thông tin, kết nối máy chấm công thông qua mạng, các bạn chỉ cần nhập địa chỉ IP đã set hoặc cấp trên máy chấm công như hình, khi kết nối thành công bạn sẽ thấy các thông tin của máy chấm công tự điền vào các ô cần thiết.

Bạn chọn menu Thiết bị > chọn Quản lý thiết bị> Thêm mới > Nhập ip của máy chấp công, port mặc định > bấm vào kiểm tra kết nối > phần mềm trả về thông báo kết nối thành công > bấm lưu lại .

Nếu bạn đã thêm máy trước đó mà thông tin chưa phù hợp bạn có thể chọn máy chấm công đó và thay đổi tên lại sau đó bấm lưu lại.

B.1.2 Vùng thiết bị

Quản lý vùng thiết bị nhằm gợi ý vị trí của khu vực đặt máy chấm công hoặc thiết bị quản lý ra vào giúp người quản trị quản lý và bảo trì khi có sự cố xảy ra. Việc thêm vùng thiết bị khá đơn giản.

Bạn chọn menu Thiết bị > chọn Vùng > Thêm mới > tạo mới vùng và lưu lại.

Nếu bạn đã có vùng trước đó mà tên chưa phù hợp bạn có thể chọn vùng đó và thay đổi tên lại sau đó bấm lưu lại.

B.1.3 Đồng bộ dữ liệu từ máy chấm công lên phần mềm

Sau khi thêm đầy đủ thông tin máy vân tay và kết nối thành công, chúng ta tiến hành lấy dữ liệu từ vân tay về để ghi nhận thông tin nhân viên, vân tay, mã thẻ, ….

Bạn chọn menu Thiết bị > chọn Đồng bộ dữ liệu > Bạn để mặc định như hình > Chọn máy chấm công mà bạn muốn đồng bộ lên > bấm đồng bộ để quá trình đồng bộ diễn ra > Những dữ liệu đồng bộ sẽ nằm bên phần tab HRM bao gồm (thông tin nhân viên, thẻ, vân tay, …).

B.1.4 Quản lý dữ liệu trên máy chấm công

Phần này giúp chúng ta thực hiện một số thao tác trên máy chấm công từ phần mềm. Chúng ta sẽ vào mục Thiết bị > quản lý thiết bị > chuyển qua tab quản lý dữ liệu > chúng ta sẽ thấy các chức năng ở đây

Tôi sẽ mô tả lại một số chức năng như sau:

Cài đặt định dạng ngày: định dạng ngày, tháng, năm.
Đồng bộ thời gian: đồng bộ thời gian máy tính xuống máy chấm công.
Xóa tất cả dấu vân tay: Các dấu vân tay được đăng ký trên máy sẽ được xoá.
Xoá quản trị: Quyền truy cập vào cài đặt tại máy chấm công
Xóa tất cả ghi nhận: Dấu vân tay, thẻ được quẹt ra / vào.
Xóa tất cả người dùng: Xoá toàn bộ người dùng có trên máy chấm công.
Xóa tất cả dữ liệu: Đặt lại thiết bị trừ IP network.

B.1.5 Điều khiển thiết bị máy chấm công

Nơi đây thể hiện toàn bộ thông tin máy máy chấm công dạng list, ngoài ra nơi đây cũng ghi nhận tức thời người dùng đang quẹt thẻ, vân tay để cho người giám sát nhìn và nhận biết tên của người vừa ra vào khu vực đó.

Để vào mục này, bạn có thể đứng ở bất cứ menu nào của phần mềm và nhìn xuống dưới cùng của phần mềm bạn sẽ thấy các biểu tượng máy chấm công

B.2 Thêm thông tin nhân viên (tab HRM)

B.2.1 Thêm thông tin công ty

Bạn chọn menu HRM > chọn Công Ty > điền thông tin và lưu lại.

B.2.2 Thêm nhân viên

Đối với việc thêm nhân viên thì chúng ta có các cách để điền dữ liệu vào như sau:

Lấy dữ liệu từ máy chấm công đã có.
Nhập từ file mẫu.
Nhập bằng tay.

Các phương thức này mình đã hướng dẫn trên các phần thêm máy chấm công. Các bạn xem lại và chỉnh sửa dữ liệu lại cho phù hợp.

Lưu ý: ID nhân viên là mã nhân viên tương tự như ID trên máy chấm công, tránh trường hợp nhập ID và mã NV không thống nhất gây khó khăn dữ liệu sau này.

B.2.3 Thêm bộ phận

Bạn chọn menu HRM > chọn bộ phận> Thêm mới > tạo mới phòng ban và lưu lại.

Nếu bạn đã có vùng trước đó mà tên chưa phù hợp bạn có thể chọn phòng ban đó và thay đổi tên lại sau đó bấm lưu lại.

Lưu ý: bạn có thể tạo phòng ban trong phòng ban.

B.2.4 Thêm chức vụ

Bạn chọn menu HRM > chọn chức vụ> Thêm mới > tạo mới chức vụ và lưu lại.

Nếu bạn đã có vùng trước đó mà tên chưa phù hợp bạn có thể chọn chức vụ đó và thay đổi tên lại sau đó bấm lưu lại.

Lưu ý: bạn có thể tạo chức vụ cha và nhiều chức vụ con trong chức vụ cha.

B.3 Quy trình xếp ca làm việc để tính giờ làm cho nhân viên.

B.3.1 Tạo bảng công việc

Đây là nơi thiết lập thời gian làm việc của một ca, ví dụ: nhân viên bạn đi làm hành chính

Chúng ta thiết lập khung giờ 8h đến 17h.
Cho phép đi trễ về sớm bao nhiêu phút.
Có tính tăng ca hay không.
Giờ nghỉ trưa là giờ nào.

Đây là các thiết lập quan trọng để tính giờ một người chính xác hay không, tuỳ theo mô hình thực tế từng công ty mà có những thiết lập riêng. Nếu công ty bạn có nhiều ca thì có thể thêm ca mới với khung giờ khác.

Đây là tiền đề để chúng ta thêm ca làm việc từ khung thời gian mà chúng ta đã thiết lập, bước này bắt buộc phải có.

B.3.2 Tạo ca làm việc

Sau khi chúng ta thiết lập xong thời gian cho công việc, chúng ta sẽ gán thời gian làm việc đó cho ca nào, ví dụ: hành chánh, ca 1 , 2 ,3 … chẳng hạn.

Ta vào chấm công > ca làm việc > thêm mới > điền và chọn thông tin như sau:

Tên ca làm việc: Mô tả ca làm việc
Bắt đầu ngày: thời gian ca này bắt đầu (lưu ý để năm cũ hơn 1 năm để khi lấy dữ liệu lên luôn đúng ngày).
Kiểu chu kỳ: Tuần (nếu không thay đổi thì để mặc định, còn nếu thay đổi không cố định thì chúng ta sau này sẽ gán kế hoạch tạm thời sau)
Độ dài chu kỳ: 1
Chọn bảng thời gian mà ta đã tạo trước đó tương ứng và kéo xuống lịch thời gian ở phía dưới, sau khi hoàn tất chúng ta lưu lại.

B.3.3 Tạo lịch trình

Sau khi tạo ca làm việc xong, chúng ta sẽ thêm nhân viên vào ca làm việc cho phù hợp.

Ta vào chấm công > lịch trình > chọn ca làm việc > chọn ngày bắt đầu (năm hiện tại trừ 1 năm) bỏ dấu check thời gian kết thúc > bấm đăng ký cho nhân viên để hiển thị danh sách chọn nhân viên để gán ca, hoặc bạn có thể chọn đăng ký cho bộ phận.

Sau khi thực hiện xong bạn thấy kết quả như hình minh hoạ là thành công. Bây giờ chúng ta bấm vào phần xuất báo cáo và tìm nhân viên đó để thử xem đã ra đúng chưa nhé. Nhớ quy trình tính công mình đã có bài hướng dẫn ở dưới rồi đó.

B.4 Tuỳ chỉnh ký hiệu để xuất báo cáo.

Đây là báo cáo mà tôi đã edit lại khác với mặc định của phần mềm cho dễ nhìn.

Để xuất ra các ký tự như mong muốn bạn vào chấm công > bảng lương > và chọn từng mục để sửa ký tự muốn xuất ra trong báo cáo cho phù hợp. Ở đây tôi sửa như sau:

Nghỉ bệnh: ký hiệu NB.
Ngày phép: là ngày nghỉ lễ ký hiệu là L.
Nghỉ lý do cá nhân: ký hiệu KL (không lương).
Nghỉ phép: ký hiệu PN (phép năm).
Ra sớm: ký hiệu S
Vô Trễ: ký hiệu M
Vắng mặt: ký hiệu V

B.5 Phân quyền user

Phần mềm quản lý chấm công tất nhiên không phải ai cũng được toàn quyền để sử dụng như tài khoản quản trị admin được, tuỳ theo nhu cầu thực tế mà chúng ta phân quyền để phù hợp với từng vai trò người dùng. Ở đây chúng ta lưu ý tạo vai trò người dùng trước khi tạo user.

Ta chọn hệ thống > vai trò > tạo mới vai trò > ví dụ tôi tạo vai trò mới là HR với một số quyền hạn chế bên hệ thống vì họ không cần thiết phải biết và một số chức năng mà họ thường xuyên làm bên HRM và một số chức năng khác. Chúng ta chỉ việc check vào các chức năng mà vai trò này được phép.

Sau khi tạo vai trò xong, chúng ta vào hệ thống > người dùng > để thêm người dùng mới với vai trò mới > bạn đăng nhập thử user bạn vừa phân quyền và kiểm tra lại sẽ khác với quyền quản trị.

B.6 Backup dữ liệu.

Trong hướng dẫn này, tôi đang sử dụng cơ sở dữ liệu là SQL, chương trình cũng hỗ trợ chúng ta backup và phục hồi lại CSDL. Tôi sẽ giải thích các mục sau:

Khởi tạo hệ thống: khởi tạo lại hoàn toàn CSDL như cài đặt mới.
Sao lưu CSDL: bạn chỉ cần chọn đường dẫn và sao lưu lại dữ liệu, có hỗ trợ mật khẩu sao lưu.
Phục hồi CSDL: bạn chỉ cần chọn file đã lưu lại trước đó và phục hồi lại dữ liệu (cần nhập mật khẩu nếu file sao lưu có mật khẩu).
Đổi CSDL: Nếu trên SQL server của bạn có database khác bạn muốn đổi qua thì chỉ cần dùng chức năng này và điền các thông tin cần thiết để đổi.

C. Tính công, tiền lương, xuất báo cáo (Phần dành cho nhân sự)

C.1. Tính công của nhân viên

Quy trình để tính công nhân viên các bạn lưu ý gồm 4 bước sau:

C.1.1 Lấy dữ liệu từ máy chấm công

Trên menu ZKBioTime.Net chọn Thiết Bị > chọn quản lý thiết bị > chọn 1 hoặc nhiều máy chấm công > chọn tải bản ghi > chọn tải tất cả hoặc chọn ngày cần tải > một bảng thông báo xuất hiện bắt đầu tải > khi bạn thấy quá trình tải kết thúc là đã tải xong.

C.1.2. Kiểm tra dữ liệu công đã lấy

Trên menu ZKBioTime.Net chọn Chấm Công >chọn chấm công > chọn 1 hoặc nhiều nhân viên > chọn ngày bắt đầu và ngày kết thúc > bấm tìm để xem công của nhân viên.

C.1.3. Tính toán dữ liệu công đã lấy

Trên menu ZKBioTime.Net chọn chấm công >chọn tính công > chọn 1 hoặc nhiều nhân viên > chọn ngày bắt đầu và ngày kết thúc > bấm tính công để xem công của nhân viên.

Lưu ý: không có công sẽ không hiện lên.

C.1.4. Xuất báo cáo công.

Trên menu ZKBioTime.Net chọn báo cáo > chọn báo cáo chấm công > chọn ngày bắt đầu và ngày kết thúc > chọn tất cả nhân viên hoặc điều chỉnh để chọn một số nhân viên > bấm vào báo cáo mà bạn muốn ở đây mình chọn báo cáo công tháng (ngày).

Lưu ý:

Báo cáo gốc của phần mềm ZKBioTime.Net tương tự nhưng không chi tiết như mình đã liệt kế, cái này mình đã tự custom lại theo yêu câu của nhân sự công ty yêu cầu. Nếu các bạn muốn custom giống như hình thì liên hệ mình.

C.2. Bổ sung giờ công

Trong quá trình làm việc sẽ hay bị quên quẹt thẻ hoặc dấu vân tay nên việc bổ sung công là thương xuyên xảy ra, để bổ sung chúng ta vào lại phần chấm công > tinh toán > chọn nhân viên cần bổ sung > chọn ngày bắt đầu và kết thúc > bấm tính toán > lúc này thông tin công sẽ hiển thị toàn bộ theo ngày đã được chọn, ngày nào thiếu bạn chỉ cần bấm chọn vào ngày thiếu và bấm chỉnh sửa ghi nhận hoặc nhanh hơn bạn chỉ cần double click cũng được.

Ở cửa sổ bổ sung bạn quan tâm các trường như sau:

Ngày: ngày bạn muốn bổ sung.
Thời gian: thời gian bổ sung lúc nào.
Trạng thái công việc: do mình thiết lập lấy giờ đầu, giờ cuối nên bạn chọn cái nào cũng được.
Lý do: thường ghi chú để biết là công này không phát sinh tự động.

Sau khi hiểu được ý nghĩa các trường bạn chỉ cần bấm thêm mới trên thanh điều hướng và chọn 1 hoặc nhiều nhân viên bạn muốn bổ sung công. Sau đó bấm lưu lại để thêm.

Đối với công đã có, bạn chỉ cần bấm vào dòng đó và có thể sửa lại và bấm lưu để lưu lại giá trị vừa thay đổi.

Lưu ý: để thấy công vừa được bổ sung hoặc sửa chửa bạn phải chọn lại nhân viên hoặc nhiều nhân viên vừa thay đổi và bấm lại tính công. Bạn nhớ quy trình tính công chứ ?

C.3. Đăng ký nghỉ phép

Việc đăng ký nghỉ phép ở một công ty là phải có và để nhân sự kiểm soát được ngày giờ khi ra báo cáo, đồng thời đây cũng là quyền lợi của nhân viên.

Ta vào mục chấm công > chọn gán ngoại lệ > ta muốn đăng ký nghỉ chỉ cần chọn 1 nhân viên hoặc nhiều nhân viên > chọn ngày trên lịch > và chọn các loại hình nghỉ phép > và bấm cài đặt.

Tôi sẽ giải thích về các trường đăng ký nghỉ:

Bảng lương: danh sách các loại nghỉ phép.
- Nghỉ bệnh: ký hiệu NB.
- Ngày phép: là ngày nghỉ lễ ký hiệu là L.
- Nghỉ lý do cá nhân: ký hiệu KL (không lương).
- Nghỉ phép: ký hiệu PN (phép năm).
Ca làm việc: khi bạn chọn nhân viên sẽ nhảy theo ca của nhân viên đó.
Tổng số ca: bạn check vào nó hiểu mặc định là nghỉ 1 ngày công
Thời gian từ bao nhiêu đến bao nhiêu: nghỉ không tròn ngày hoặc giữa giờ.

Lưu ý: tuỳ quy định mỗi công ty sẽ có những ký hiệu và thiết lập khác nhau. Khi thiết lập xong cũng phải tính lại công mới thấy được ký hiệu xuất hiện trên báo cáo nhé. Bạn nhớ quy trình tính công chứ.

C.4. Thiết lập tự động để lấy dấu vân tay, quẹt thẻ và tính công.

Sau khi hướng dẫn cách lấy công và tính công cơ bản, các bạn đều thấy là muốn thay đổi hay bổ sung đều phải thông qua bước lấy dữ liệu công và tính toán. Vậy không lẽ ngày nào mình cũng phải làm lại các bước này. Tất nhiên phần mềm hỗ trợ lịch tự động lấy công và tính công cho mình và mình chỉ cần sáng hôm sau vào xem kiểm tra lại thôi.

Chúng ta chọn hệ thống > chọn cấu hình > chọn tab nhiệm vụ tính toán > ở đây mình sẽ giải thích một chút xíu về các trường dữ liệu.

Lịch trình 1 tuần: bạn muốn lấy dữ liệu ngày nào thì check vào ngày đó.
Cách 1: lấy dữ liệu công từ máy lên phần mềm theo phút, cứ bao nhiêu phút là phần mềm sẽ lấy lên.
Cách 2: Lấy theo thời gian định sẵn (mình đang dùng cách này).
Tải xuống tất cả: mình không sử dụng vì mình cài phần mềm trên server nên ngày nào lấy ngày đó cho nhẹ dữ liệu và đỡ treo máy.
Tự động tính lúc: ở đây mình chọn giờ đêm để không ảnh hưởng tới hệ thống khác đang chạy.

Sau khi thiết lập lịch trình vừa ý thì bạn chỉ cần lưu thiết lập lại là xong, phần mềm sẽ tự động lấy và tính cho bạn, nhớ là phần mềm phải đang mở nhé.

Trên đây là những phần mình đã làm và đang sử dụng để phục vụ cho công ty, tất nhiên chưa hoàn hảo nếu bạn nào có ý tưởng hoặc góp ý vui lòng gửi về email cho mình nhé.

Nguồn sưu tầm và tự thực hiện

PHẦN MỀM TÍNH CÔNG ZKBIO TIME.NET